Das digitale Archiv- und Dokumentenmanagementsystem Pegasos hat im Marien-Krankenhaus in Bergisch Gladbach seinen Routinebetrieb aufgenommen. Die Zielstellung bestand in erster Linie in der konsistenten Aktenführung von der Entlassung eines Patienten bis zur Recherche digitalisierter Akten im Archivsystem - im Einklang mit den konventionellen Altaktenbeständen. Bei der Umsetzung des Projektes vertraute das 310-Betten-Haus dem Branchenspezialisten Marabu EDV GmbH.
Heute wird im Marien-Krankenhaus jede Aktenbewegung ab Patientenentlassung mittels Barcodeleser erfasst und dokumentiert. Im Anschluss werden die Akten im Archiv mit einer automatischen Formularerkennung gescannt und revisionssicher archiviert. Größte Herausforderung war dabei die komplette Umstellung und Standardisierung des Formularwesens, um eine möglichst feingliedrige elektronische Patientenakte zu realisieren.
Alle berechtigten Anwender können nun zeitgleich 24 Stunden am Tag an den klinischen Arbeitsplatzsystemen über Pegasos die digitalisierten Patientenakten einsehen oder alte Papierakten bestellen und dadurch deutlich Zeit sparen. Die Anforderung von Altakten konnte so standardisiert werden, ist transparenter und erleichtert die Arbeit der Archivare.
Durch die Umstellung auf das digitale DMS gelingt es dem Krankenhaus die Prozess- und Versorgungsqualität spürbar zu verbessern. Der IT-Leiter Markus Jahn zeigt sich sehr zufrieden mit der Lösung: "Wir haben es geschafft, innerhalb eines kurzen Zeitraums unser bisheriges nicht EDV-gestütztes Archivsystem auf ein komplett digitales Archivsystem inklusive Aktenverfolgung umzustellen, welches wir in dieser Ausprägung bis dato noch nirgends gesehen haben."
Zukünftig sollen noch einige zusätzliche Funktionen in der Pegasos Aktenverwaltung umgesetzt werden und mittelfristig ist eine Erweiterung des Archiv- und Dokumentenmanagementsystems um andere Unternehmensbereiche geplant.
